個人事業主になると、会社員とは違って自分で会計を管理する必要があります。しかし、会計の管理は複雑で頭を悩ませる個人事業主が多いです。ポイントを絞って会計ソフトを選ばないと、使い勝手が悪いツールを使い続けることになります。
この記事では、個人事業主が会計ソフトを選ぶときのポイントについて解説。会計ソフトが個人事業主にとってなぜ必要なのかという理由やメリットも解説するので、最後までご覧ください。記事を読めば、会計ソフト選びに迷うことがなくなり、ビジネスに集中できるでしょう。
個人事業主に会計ソフトが必要な理由
個人事業主にとって、会計ソフトは必要不可欠なツール。慣れない経理作業は時間がかかり、複雑な計算が必要だからです。会計ソフトを活用することで、重要な財務状況を正確かつ効率的に管理できます。財務データを正確に把握することは、ビジネスの継続性や成長のために欠かせない要素です。
会計ソフトを使うと、売上や経費などの入力が簡単になり、常に最新の財務情報を把握できます。日々の記帳や経理処理を効率化することで、貴重な時間を節約して、事業に集中できるようになります。税務申告の際には計算ミスを減らし、申告漏れや誤りを防げるため、税務調査があっても安心です。
法律や税制の変更にも迅速に対応できる機能が多くの会計ソフトに備わっています、常に最新の状況を反映した経理処理が可能です。データのバックアップやセキュリティ面での心配も軽減できます。簿記の専門知識がない個人事業主でも、簡単に使用できる利便性の高い設計がされています。
会計ソフトを利用すると、プロの会計士や税理士との連携もスムーズです。専門的なアドバイスも受けやすくなるため、事業運営に役立つ多くのメリットがあります。
個人事業主が会計ソフトを選ぶときのポイント
個人事業主が会計ソフトを選ぶときのポイントは以下のとおり。
- クラウド型かインストール型か
- 青色申告か白色申告か
- 有料か無料か
- 帳簿の作成が簡単にできるか
- サポート体制が充実しているか
- 外部サービスと連携しやすいか
- スマホで使えるか
- 自分が使っているOSに対応しているか
- 税制改正にすぐに対応できるか
クラウド型かインストール型か
会計ソフトを選ぶ際には、クラウド型とインストール型のどちらを選ぶかが大切です。クラウド型はインターネットを通じてアクセスし、データをオンラインで管理するタイプ。インストール型は、コンピュータにソフトウェアを直接インストールして、デバイス上で使用します。
クラウド型は、どこからでもアクセスでき、さまざまなデバイスで使える互換性の高さがメリットです。バックアップが自動で行われ、機能更新も定期的に自動で実施されるため、常に最新の状態で利用できます。しかし、インターネット接続が必須であり、費用が定期的に発生する側面も考慮する必要があります。
インストール型のメリットは、インターネット接続がなくてもオフラインで作業ができる点です。一度購入すると追加の費用がかからず、セキュリティの管理を自分で行えます。自分のビジネスに合わせた厳格なセキュリティも設定可能です。
ただし、手動でバックアップを取る必要がある点には注意が必要です。
青色申告か白色申告か
青色申告と白色申告は、税金計算の方法が異なり、会計ソフト選びにおいては重要なポイント。青色申告は詳細な帳簿記録が必要ですが、税務上の優遇措置が受けられるのがメリットです。白色申告は記載すべき内容が限定的なので記帳の手間は省けます。しかし、青色申告のような税金控除や特別な優遇はありません。
会計ソフトは青色申告を行う場合、特に有益です。複式簿記のサポートや税務署への承認申請サポートがある会計ソフトが多いです。白色申告をする人も、会計ソフトを利用することで、収支管理が容易になるメリットがあります。
有料か無料か
会計ソフトを選ぶ際、有料か無料かもチェックしましょう。無料でも基本機能がそろっている会計ソフトもあります。会社員をやっている傍らで事業をしている方にとっては、無料でも十分な場合が多いです。しかし、せどりなどの複雑かつ大量の取引を行っている場合は、有料の方が手間が省けて便利です。
高度な機能や詳細なレポートが必要な場合も、有料のほうが良いでしょう。無料でも、一部の有料機能を試せるケースもあります。有料機能を試して、使い心地を確認したうえで有料に切り替える選択も効果的です。有料であれば、カスタマーサポートやソフトウェアの自動アップデートなどがあります。
ビジネスが成長する過程で、より多機能な会計ソフトが必要になることもあります。最初は無料から始めて、事業規模が拡大したら有料にアップグレードするのがおすすめです。今の事業規模や将来的にどうしたいかを踏まえたうえで、最適な会計ソフトを選びましょう。
帳簿の作成が簡単にできるか
会計ソフトを導入する大きなメリットは、帳簿の作成が簡単にできる点にあります。自分が使いやすいソフトを選ぶことで、日々の業務がスムーズになり、時間を節約できます。しかし、会計ソフトを導入することで、かえって帳簿の作成が複雑になる可能性があるのも事実です。
直感的に使えるかどうかや、自動仕訳機能がついているかなど、利便性の高さを事前に確認しましょう。手入力する際にも、入力データのエラーチェック機能があるものが便利です。効率の良いソフトを使用して得られた時間を、ビジネスに集中させることが可能になります。
サポート体制が充実しているか
会計ソフトを選ぶ際には、サポート体制が充実しているかもチェックすべきポイントです。迅速かつ的確な対応ができるかが鍵となります。24時間365日対応のカスタマーサービスがあるのがベスト。チャットだけでなく、電話やメールなどの複数の連絡手段があるかも大切です。
事前のチェックが難しい場合は、すでに利用している方の評価や口コミをチェックしましょう。公式サイトで出している「よくある質問」やユーザーガイドの充実度も、サポートの質を測る指標になります。可能な限り、自分で問題を解決できる仕組みがあるかがわかります。
トラブルシューティングに役立つコミュニティの存在があれば、問題を解決するための助けになるでしょう。教育コンテンツがあるかも見逃せない要素。チュートリアルやビデオ教材などを通じて、会計ソフトを使いこなせるサポートが提供されているかが重要です。
初めて使う場合は、オリエンテーションや操作のトレーニングセッションがあるかもチェックしましょう。
外部サービスと連携しやすいか
外部サービスとの連携がしやすいかどうかも、個人事業主が会計ソフトを選ぶ際の重要なポイントです。会計ソフトが外部サービスとスムーズに連携できないと、業務の効率を大きく下げるからです。具体的には、銀行やクレジットカードの取引データが自動で取り込める機能があるかをチェックしましょう。
請求書作成サービスや給与計算サービスなどとの連結ができるかも確認すべきです。データを安全に保管できるだけに限らず、データを同期して帳簿管理を簡単にできるのがベストです。外部サービスとの連携機能が充実している会計ソフトを選ぶことで、個人事業主の業務効率は大きく向上します。
まずは、すでに持っている銀行やクレジットカードなどが連携できるかを確認してください。
スマホで使えるか
会計ソフトを選ぶ際には、スマートフォンで使うときの利便性も大切なポイント。スマホは日常的に使用するものです。スマホでの利便性が高ければ、いつでも財務状況をチェックでき、外出先でも操作できる環境が整います。会計ソフトには、専用のアプリを提供しているものや、スマホからアクセスしやすいものもあります。
スマホカメラでレシートや請求書を撮影し、データを取り込む機能を搭載しているソフトがおすすめ。リアルタイムで財務状況を確認できる機能や、使いやすいスマホ用のインターフェースがあるかも大切です。データの同期のスムーズさや、セキュリティがしっかりしているかも、スマホで操作する際に重要になります。
移動中や少しの空き時間でも、会計業務を行うことが可能になり、作業効率を高められます。
自分が使っているOSに対応しているか
会計ソフトを選ぶ際には、使用しているOSに対応しているかどうかの確認も不可欠。OSによって対応している会計ソフトが異なるので、事前のチェックが必要です。具体的には、WindowsユーザーはWindows版、MacユーザーはMac版の利用ができるかを確かめましょう。
移動中も作業をしたい方は、iOSやAndroidなどのスマホのOSにも対応している会計ソフトがあるかも重要です。自分のデバイスに最適な会計ソフトを選ぶことで、快適な会計作業が実現できます。
税制改正にすぐに対応できるか
個人事業主にとって、税制改正にすぐに対応できる会計ソフトであることはとても重要です。気づかないうちに法律に背いた会計処理をしてしまう可能性があるため、先に確認すべきチェック項目です。会計ソフトは、変更に迅速に対応し、追加の費用負担がない状態で更新される機能があると良いでしょう。
税制改正にすぐに対応した会計ソフトを利用すれば、新しい税法に基づいた申告が可能になります。税制改正に関する情報や、税制改正に伴って開発された新機能に関するサポートがある会計ソフトがベストです。
個人事業主が会計ソフトを使うメリット
個人事業主が会計ソフトを使うメリットは以下のとおり。
- 会計業務の負担を減らせる
- 計算ミスをなくせる
- 簿記の知識がなくても帳簿付けができる
会計業務の負担を減らせる
会計業務の負担を減らすのは、個人事業主にとって重要です。具体的なメリットとして、以下のようなものが挙げられます。
- 自動で取引の記録を行える
- 時間を節約できる
- 繰り返し発生する取引を自動化できる
- 物理的な書類整理の手間が減る
- 入出金の管理が楽になる
- どこからでも会計情報にアクセスできる
- リアルタイムで経営状況が把握しやすくなる
- 財務分析の精度が向上する
- 税制改正などの法令変更への対応が容易になる
時間を有効に活用するためには、効率化が必要不可欠です。会計ソフトを使用すると、取引の記録が自動化されるため、トータルで考えて得します。帳簿の作成は会計ソフトに任せて、自分の事業に集中できる環境を整えましょう。
計算ミスをなくせる
会計ソフトを使うと、計算ミスを防げるメリットがあります。自動計算機能がついているため、入力した数字を基に正しい計算が行われます。間違いが起こりやすい複雑な税金の計算も、会計ソフトが正確に記帳してくれるので安心です。入力支援やエラーチェック機能も搭載されていて、誤入力のリスクも減らせます。
財務分析や報告書作成の際にも、いつでも正確な数字が利用できるため、記帳業務がスムーズにできます。電子で確定申告をする際にも、計算ミスによる心配がないため、作業に集中することが可能です。
簿記の知識がなくても帳簿付けができる
会計ソフトは、直感的に操作できる機能が多く搭載されているため、簿記の知識がなくても帳簿付けが可能です。経理や会計の専門知識がない個人事業主でも簡単に操作できるため、日々の作業を効率的に行えます。テンプレートを活用した複雑な帳簿も手軽に作成可能です。
仕訳の自動生成機能があるので、特殊な会計処理について学ぶ必要もありません。ダッシュボードやレポートを通じて、財務状況を視覚的に把握できるメリットもあります。税法に基づいた計算を自動で行い、税務申告の手間を大幅に削減する機能も搭載されています。
会計ソフトに導入されているツールを活用して、正確な帳簿づけをしましょう。
個人事業主の会計ソフトのよくある質問
個人事業主の会計ソフトのよくある質問について回答します。
会計ソフトは税理士と連携できる？
多くの会計ソフトは税理士との連携が可能です。税理士は会計ソフトにアクセスして、データをリアルタイムで監査できます。
会計ソフトのデータは税務調査に備えて保管すべき？
会計ソフトに保存されたデータの保管は必要です。過去の会計データは、税務調査のときに提示が求められるからです。法的にも義務があるので、必ず保管してください。デジタル形式でも紙の帳簿と同等の期間の保管義務があるため、誤って消去しないよう注意しましょう。
会計ソフトのセキュリティ面は大丈夫？
会計ソフトは高いセキュリティ基準を備えており、安心して利用できると言えます。SSLによる暗号化技術を使用してデータのやり取りを保護しています。
まとめ
会計ソフトは、個人事業主の会計業務を簡単かつ効率的に行えるようサポートしてくれる便利なツールです。自分のニーズに合ったものを選ぶことが重要なので、複数のポイントを事前に確認しておく必要があります。選択する際には、他に使用しているツールとの互換性だけでなく、税制改正への対応力も考慮すべきです。
会計ソフトは時間の削減や計算ミスをするリスクの軽減など、さまざまなメリットがあります。簿記の専門知識がなくても、正確な帳簿づけができるので便利です。安心して事業運営に集中できる環境を作るために、会計ソフトを利用しましょう。