個人事業主(フリーランス) 経費節約の鍵は知識にあり！経費の基準について徹底解説！

事業収入を得ている個人事業主で、経費の管理に頭を悩ませている人は多いです。事業の収益性を高めるためには、適切な経費の計上が欠かせません。経費として認められるものとそうでないものの区別は難しいです。

この記事では、個人事業主のための経費管理のポイントを解説します。正しい経費管理の知識を身につけることで、節税につなげることが可能です。無駄な出費を削減し、事業の利益を最大化させたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

個人事業主の経費とは

個人事業主にとって経費とは、事業を行う上で欠かせない費用のことです。事務用品の購入費や交通費、通信費など、事業に直接関わる費用が経費として該当します。経費は、税法上認められているものに限り、事業の収入から差し引いて課税計算できます。

経費を適切に計上することで、税金の支払い額を抑えることが可能です。経費として認められるためには、事業のために必要であり、金額が妥当であることを示す必要があります。領収書などの証拠書類を整理し、保管しておくことが重要です。

個人事業主が経費を適切に管理することで、節税による経済的メリットがあり、事業の透明性も高まります。

個人事業主の経費の重要性

個人事業主にとって、経費の管理は事業運営において重要な役割を果たします。経費とは、事業を行う上で必要な支出のことです。経費を正しく計上すると、以下のメリットがあります。

限られた資金を有効に活用し、事業の成長にもつなげられます。経費の正確な記録と適切な計上を心がけ、事業の発展に役立ててください。

個人事業主の経費になるかどうかを判断するポイント

個人事業主にとって、経費についての知識は節税対策の上で重要です。経費には、毎月のように定期的に発生するものもあれば、一度きりの支出もあります。一度きりの支出であっても、事業に必要なものであれば、経費として計上できる場合があります。

支出が法令に違反していないことの確認も必要です。支出内容が明確で、論理的に説明できるものであるかどうかも、経費として認められるための重要な要件です。ポイントをしっかりと理解した上で、適切に経費を管理していくことで節税につなげられます。

個人事業主が経費にできるもの

経費とは、事業のために発生した支出ですが、経費にできる支出と経費にできない支出があります。経費にできるものを適切に理解し、事業の資金繰りをすることが重要です。

経費として認められる項目として、次の5つについて解説します。

事業経費

事業経費は、事業を運営するために必要な費用です。事業経費として計上できる項目としては、次のものがあります。

事業経費として認められるのは、事業に直接関連する費用のみです。個人的な支出は、事業経費には含められません。

事務所の家賃

事業を行う上で、事務所の家賃は避けられない経費の1つです。家賃は事業経営における財務計画の中核をなしており、事業を遂行するために必要な支出として経費に計上できます。事業で使用するスペースの割合に応じて、家賃を事業経費として計上可能です。

経費として認められる要件は、家賃の支払いを証明する契約書や領収書などの適切な保管です。契約書等の書類は、税務調査などの際に、事業用と私的な部分を明確に区分するための重要な証拠となります。

交通費

交通費は、仕事で外出する際に発生する移動のための費用です。具体的には、次の項目が交通費として該当します。

交通費を経費として計上する際は、いくつか注意が必要です。移動の目的が仕事に直接関連していることが条件となります。移動の日付や場所、目的を示す書類やレシートの保管も必要です。私的な移動や通勤費は、経費とは認められないので注意しましょう。

交通費の計上は、実費計上と定額制の2つの方法があります。実費計上は、実際の交通費を領収書などの証拠書類に基づいて計上する方法です。定額制は、国税庁が定める旅費交通費の定額を利用する方法です。実費計上と定額制では、それぞれメリットとデメリットがあるので、自社に合った方法を選んでください。

接待費用

接待費用は、取引先や顧客との信頼関係を築くために必要な経費です。飲食代や娯楽費用などが含まれますが、経費として認められるためにはいくつか条件を満たさなければいけません。接待費用を経費計上するには、次の項目を記録してください。

領収書や明細書などの証拠書類を保管しておくことも大切です。証拠書類は、将来の税務調査の際に必要となる可能性があります。法人の場合、接待費用には一定の制限があり、制限を超えると経費にできないので注意してください。

個人事業主の場合は原則として全額を経費として計上できます。事業と関連性のない人物への接待や、過度に高額な接待費用は、経費として認められません。

個人事業主が経費にできないもの

個人事業主が経費として計上できるのは、事業運営に直接必要な支出に限定されます。ここでは経費にできない支出として、次の3つについて解説します。

日用品や衣服代

日用品や衣服の費用は、経費として認められません。トイレットペーパーや洗剤などの日用品は、私用と仕事の両方で使われることが多いため、個人的な生活必需品に分類されます。普段着も経費になりません。

日用品や衣服を経費に含めるには、仕事専用であることを示す証拠が必要です。個人用と仕事用の費用を分けるのは難しいため、仕事だけに使ったことを証明する記録を残すことが必要になります。

事業と関係のない旅行費用

事業目的ではない宿泊費や休暇を利用した家族旅行、友人や家族とのレジャーなどは、経費として認められません。事業に関連しないイベントやフェスティバルへの参加費なども、経費として計上できないので注意してください。

事業に直接関連しない費用を、事業の経費として計上してしまうと、税務上の問題を招く恐れがあります。個人事業主は事業に直接関連する経費と、そうでない費用とを明確に区別し、適切に管理することが重要です。

事業主本人の各種保険料

以下の保険料は、個人事業主が支払う保険料ですが、経費には含められないため注意してください。

自動車保険料については、事業に使用する車両の割合が明確であれば経費として計上できます。事業用として使用する割合が70%であれば、自動車保険料の70%を経費として扱うことが可能です。

事業に直接関連する健康診断の費用は、経費として認められる場合があります。個人的な健康管理目的で受診した場合は、経費にはなりません。

個人事業主の経費のよくある質問

個人事業主の経費でよくある質問のうち、次の3つについて解説します。

自宅をオフィスとして使っている場合は経費計上できる？

自宅の一部を事業用として使っている場合、対応する費用を経費として計上できます。計上できる経費は、家賃や光熱費、インターネット代などです。経費計上の方法は、自宅内のスペースの使用状況によって異なります。

自宅の一部屋を事業用と私用で兼用している場合は、時間割合で経費を算出する必要があります。仕事に使用している時間の割合を記録し、計算結果に基づいて経費を計上してください。税務署に経費の正当性を証明できるよう、使用状況を示す記録や明確な根拠を残すことが重要です。

飲食代は交際費として経費になる？

取引先との会食や商談などの目的で発生した費用であれば、交際費として経費計上が可能です。個人的な食事は経費にできません。経費として計上するためには、費用の証明資料の適切な保管が必要です。

領収書やメモなどの書類は、経費として認められるための証拠となります。交際費の経費計上には一定の制限があります。全額を経費にできるわけではなく、一部が制限されることがあるので注意してください。

車の費用は経費にできる？

事業に使用する割合に応じて、車の費用も経費として計上できます。具体的には、次の項目を経費として計上可能です。

通勤目的での使用は経費の対象外となるので注意してください。経費として計上するためには、車の使用目的や使用頻度を示す記録を残しておく必要があります。リース車やレンタカーを事業で利用した場合、支払ったリース料やレンタル料はほとんどのケースで全額を経費とすることが可能です。

乗用車の場合、一定の金額を超える高価な車両については特別な規制が適用されるので注意してください。車の費用を経費として計上する際は、定期的な車検費用や高額な修理費など、状況に応じて適切な経費を計上することが大切です。

まとめ

個人事業主にとって、事業に関する経費の適切な管理と計上は、税金を正しく計算する上で重要です。経費として認められるのは、事業に直接関連する費用です。事務所や店舗の家賃や営業活動のための交通費、取引先との接待費用などが該当します。

日常生活で使用する日用品や衣服、事業とは関係のない旅行の費用などは経費として認められません。自宅の一部を事務所として使用したり、飲食代を経費に含めたりする場合は、事業に関係する部分だけを計算してください。

経費として認められるか判断に迷ったときは、税理士など税務の専門家に相談し、的確なアドバイスを受けることをおすすめします。経費の管理と計上は面倒に感じるかもしれませんが、事業の成功のために大切な作業です。